Términos Condiciones y Política de Privacidad
Petropolis Club SAS Web y Aplicación Móvil
Vigencia: 26 de octubre de 2026
Este documento regula el acceso y uso del sitio web, la aplicación móvil y los servicios digitales de Petropolis Club SAS. Incluye los términos de uso, las reglas de reservas y pagos, la política de tratamiento de datos personales y el procedimiento de eliminación de cuenta.
Datos de contacto
| Canal | Información |
|---|---|
| Responsable | Petropolis Club SAS NIT 900161848-3 |
| Ubicación | Subachoque, Sabana de Bogotá, salida por la Calle 80 |
| Correo de atención, PQRS y privacidad | ernesto@petropolisclub.com |
| +57 350 3818555 | |
| Atención presencial | Con cita previa |
Al crear una cuenta, reservar, pagar, usar las cámaras o interactuar con la plataforma, el usuario declara haber leído y aceptado este documento. La aceptación digital tiene validez como manifestación de voluntad dentro de los medios electrónicos habilitados por Petropolis Club SAS.
Términos y condiciones de uso
1. Alcance del servicio
Petropolis Club SAS ofrece, a través de su sitio web y aplicación móvil, herramientas para crear perfiles de usuarios y mascotas, consultar y reservar servicios de colegio, hospedaje y transporte, pagar servicios, recibir comprobantes, comunicarse por chat, acceder a cámaras en vivo cuando el servicio lo incluya, recibir notificaciones y consultar la ubicación asociada al servicio de transporte.
La disponibilidad, horario, cobertura, cupo, requisitos de ingreso, precio y condiciones particulares de cada servicio serán los informados al usuario antes de confirmar una reserva. Petropolis Club SAS podrá rechazar o reprogramar una solicitud cuando no existan cupos, falten documentos o vacunas requeridas, se presenten razones de bienestar animal, seguridad o fuerza mayor, informando al usuario por los canales disponibles.
2. Capacidad y creación de cuenta
La cuenta está dirigida exclusivamente a personas mayores de 18 años. El usuario declara que la información registrada es veraz, completa, actualizada y propia, y se obliga a actualizarla cuando cambie. Cada usuario es responsable de conservar la confidencialidad de sus credenciales y de informar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta.
3. Perfiles de mascotas y requisitos sanitarios
El usuario es responsable de registrar información correcta y vigente sobre su mascota, incluyendo nombre, raza, edad, vacunas, antecedentes e historia clínica cuando corresponda. Petropolis Club SAS podrá solicitar soportes, incluido el carné de vacunas, antes de prestar el servicio. La omisión o falsedad de información relevante puede impedir la prestación, suspensión de la reserva o adopción de medidas de cuidado razonables para proteger a la mascota, otras mascotas y el personal.
La información de salud de la mascota se utiliza para la adecuada prestación del servicio y no reemplaza la valoración de un médico veterinario. Ante una situación que requiera atención veterinaria, Petropolis Club SAS procurará comunicarse con el titular registrado y actuará conforme a los protocolos operativos y a la situación de bienestar animal presentada.
4. Reservas precios y pagos
Las reservas se consideran solicitadas hasta que la plataforma confirme su aceptación y el pago, cuando aplique, sea aprobado. Los precios se expresan en pesos colombianos e incluyen IVA cuando así se informe en la plataforma. Los pagos dentro de la aplicación se procesan mediante Bold. Petropolis Club SAS no almacena los datos completos de tarjetas; el tratamiento de datos de pago se sujeta también a las políticas de Bold.
No existen suscripciones ni cobros recurrentes salvo que Petropolis Club SAS informe expresamente una modalidad distinta y el usuario la acepte antes de su contratación.
5. Cancelaciones reprogramaciones y reembolsos
Las solicitudes de cancelación, reprogramación o reembolso deberán enviarse con una anticipación mínima de 24 horas a la hora programada del servicio, mediante ernesto@petropolisclub.com o el formulario web de PQRS. Petropolis Club SAS evaluará cada solicitud según el servicio reservado, el momento de la solicitud, costos ya causados y las normas aplicables. La aprobación y el valor de un eventual reembolso no son automáticos; serán comunicados por escrito al usuario.
6. Transporte y ubicación
La funcionalidad de ubicación se usa únicamente durante la prestación del servicio de transporte para informar al propietario sobre el recorrido de su mascota. La ubicación puede provenir del dispositivo autorizado del conductor y, cuando sea necesario y el usuario lo autorice, del dispositivo del propietario. El usuario puede revocar permisos del sistema operativo, entendiendo que esa decisión puede limitar las funciones que dependen de la ubicación.
7. Cámaras en vivo y grabaciones de seguridad
El acceso a cámaras en vivo se habilita únicamente a clientes que tengan contratado el servicio de cámaras y bajo las condiciones que Petropolis Club SAS defina para el servicio. La transmisión es para uso personal y privado del cliente en relación con su mascota. Está prohibido copiar, grabar pantalla, descargar, retransmitir, publicar, comercializar, ceder o divulgar las transmisiones o cualquier imagen obtenida a través de la plataforma.
Las cámaras de seguridad internas podrán generar grabaciones para fines de seguridad, control operativo y protección de personas, mascotas, instalaciones y bienes. Dichas grabaciones se conservarán por un periodo máximo de un mes, salvo requerimiento de una autoridad competente o necesidad de conservación conforme a la ley. Petropolis Club SAS no garantiza disponibilidad ininterrumpida de las transmisiones cuando existan mantenimientos, fallas de conectividad, energía, seguridad o causas ajenas a su control.
8. Chat notificaciones y conducta
El chat y las notificaciones se habilitan para comunicaciones relacionadas con los servicios. El usuario se obliga a no emplearlos para contenidos ilegales, ofensivos, discriminatorios, amenazantes, fraudulentos, publicitarios no autorizados o que vulneren derechos de terceros. Petropolis Club SAS podrá moderar, suspender o restringir cuentas ante incumplimientos razonables, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
9. Propiedad intelectual
El contenido, marcas, diseños, fotografías, textos, software y demás elementos de la web y la aplicación pertenecen a Petropolis Club SAS o se usan con autorización. El acceso a la plataforma no concede licencia, cesión ni derecho de explotación distinto del uso personal y autorizado del servicio.
10. Disponibilidad y responsabilidad
Petropolis Club SAS procura que sus canales digitales funcionen de manera segura y continua, pero no garantiza que estén libres de interrupciones, errores, mantenimiento, ataques, fallas de terceros o eventos de fuerza mayor. El usuario debe utilizar la plataforma de forma diligente y seguir las instrucciones operativas de cada servicio. Nada de lo previsto en este documento limita derechos irrenunciables del consumidor ni responsabilidades que la ley colombiana no permita excluir.
11. PQRS y solución de inquietudes
Las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de privacidad y demás comunicaciones pueden presentarse mediante el formulario de la web o al correo ernesto@petropolisclub.com. Petropolis Club SAS procurará responder entre tres y siete días hábiles, sin perjuicio de los términos legales aplicables a cada tipo de solicitud.
Política de tratamiento de datos personales
12. Responsable y marco de aplicación
Petropolis Club SAS, identificada con NIT 900161848-3, con ubicación en Subachoque, Sabana de Bogotá, salida por la Calle 80, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la web, aplicación móvil, formularios, reservas, comunicaciones y servicios asociados. Esta política se adopta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias, la Ley 1480 de 2011, la Ley 527 de 1999 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
13. Datos tratados y finalidades
| Categoría | Datos y finalidad |
|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, cédula, correo, celular, dirección y fotografía. Se usan para crear la cuenta, validar al usuario, gestionar reservas, prestar servicios, emitir recibos, atender PQRS y comunicarse. |
| Información de mascotas | Nombre, raza, edad, vacunas, historia clínica, fotografías y demás datos necesarios para el bienestar de la mascota y la prestación de colegio, hospedaje o transporte. |
| Pagos | Datos de la operación, estado de pago y comprobantes. Bold procesa los datos de tarjeta o medio de pago bajo sus propias políticas. |
| Ubicación | Ubicación del dispositivo autorizado durante el servicio de transporte, para informar el recorrido de la mascota al propietario. |
| Imágenes y video | Acceso a cámaras en vivo cuando el servicio esté contratado y grabaciones de seguridad interna por máximo un mes. |
| Uso digital | Datos técnicos, interacción con la web y analítica mediante Google Analytics, para mejorar seguridad, funcionamiento y experiencia de navegación. |
Petropolis Club SAS no solicita datos de salud del usuario. La información sanitaria que pueda solicitarse corresponde a la mascota y se limita a lo necesario para prestar el servicio de manera responsable.
14. Autorización y bases del tratamiento
El titular autoriza de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales al aceptar esta política, crear una cuenta, completar formularios o utilizar los servicios. La autorización podrá acreditarse mediante registros electrónicos. Cuando una finalidad requiera permiso del dispositivo, como ubicación o notificaciones, el usuario recibirá la solicitud correspondiente y podrá administrarla desde su sistema operativo.
15. Uso compartido y encargados
Petropolis Club SAS podrá transmitir datos a proveedores que actúan por su cuenta y bajo instrucciones de seguridad y confidencialidad, incluyendo Bold para pagos, Latinoamérica Hosting para infraestructura y almacenamiento, y Google Analytics para analítica web. El transporte es prestado directamente por Petropolis Club SAS. Petropolis Club SAS no vende datos personales ni los entrega a veterinarios u otros aliados salvo autorización del titular, obligación legal o solicitud de autoridad competente.
16. Conservación y seguridad
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad y defensa de derechos. Las grabaciones de seguridad interna se conservarán por máximo un mes, salvo que exista una causa legal para extender su conservación. Petropolis Club SAS aplica medidas razonables administrativas, técnicas y humanas para prevenir acceso, uso, alteración, pérdida o divulgación no autorizada.
17. Derechos de los titulares
El titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a sus datos; revocar la autorización cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite ante Petropolis Club SAS cuando corresponda.
Para ejercer estos derechos, el titular deberá escribir a ernesto@petropolisclub.com o utilizar el formulario web, indicando nombre completo, documento, medio de respuesta, solicitud concreta y soportes cuando sean necesarios para verificar identidad. Petropolis Club SAS atenderá las solicitudes conforme a los términos legales aplicables.
18. Menores de edad
La plataforma está destinada a mayores de 18 años y Petropolis Club SAS no autoriza el registro independiente de menores. Si se identifica información de un menor recolectada sin la autorización que legalmente corresponda, se adoptarán medidas razonables para su supresión o regularización.
19. Cookies analítica y comunicaciones
La web puede utilizar cookies y tecnologías similares para habilitar funciones, recordar preferencias, medir navegación y mejorar el servicio. Google Analytics puede procesar información técnica y de navegación de acuerdo con su propia política. El usuario puede administrar cookies desde su navegador, aunque algunas funciones podrían verse limitadas. Las comunicaciones operativas relacionadas con reservas, pagos, seguridad o servicios podrán enviarse por correo, WhatsApp, notificaciones o chat; las comunicaciones comerciales se sujetarán a la autorización aplicable y a la opción de retirar consentimiento cuando corresponda.
Eliminación de cuenta y datos
20. Cómo solicitar la eliminación
El usuario podrá iniciar la eliminación de su cuenta desde la aplicación, en la ruta Perfil → Configuración → Eliminar cuenta, o mediante solicitud al correo ernesto@petropolisclub.com o al formulario web de PQRS. La solicitud deberá permitir validar la identidad del titular. Petropolis Club SAS eliminará o anonimizará los datos que no deban conservarse dentro de los siete días siguientes a la validación de la solicitud.
La eliminación de cuenta no obliga a borrar de inmediato información que Petropolis Club SAS deba conservar por obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales, de seguridad, prevención de fraude o defensa de derechos. Esa información se mantendrá bloqueada o limitada para dichas finalidades y se eliminará al vencimiento del plazo legal o aplicable.
21. Texto para la página pública de eliminación
Solicitud de eliminación de cuenta: Para solicitar la eliminación de su cuenta Petropolis Club y de los datos asociados que no estén sujetos a conservación legal, ingrese a la aplicación en Perfil → Configuración → Eliminar cuenta, o envíe un correo a ernesto@petropolisclub.com con el asunto “Eliminación de cuenta”. Indique su nombre, número de documento, correo registrado y solicitud expresa. Petropolis Club SAS verificará su identidad y procesará la solicitud dentro de los siete días siguientes. Algunos datos podrán conservarse únicamente por los periodos exigidos por ley o necesarios para proteger derechos y atender obligaciones pendientes.
Disposiciones finales
22. Actualizaciones
Petropolis Club SAS podrá actualizar este documento cuando existan cambios legales, operativos, tecnológicos o en los servicios. La versión vigente estará disponible en el sitio web y, cuando el cambio sea sustancial, se informará por los canales razonables disponibles antes o al momento de su entrada en vigor.
23. Ley aplicable y jurisdicción
Este documento se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se atenderá inicialmente por el canal de PQRS. De persistir, serán competentes las autoridades y jueces colombianos que correspondan, sin perjuicio de los derechos del consumidor y de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Versión 1.0 | Vigencia: 26 de octubre de 2026